I går föreslog jag att du ska våga vänta med e-posten när du kommer till jobbet. “Men tänk om jag missar något viktigt!” är en vanlig reaktion på det rådet.
Den risken går att minimera.
För det första: Om du verkligen väntar på ett viktigt mejlet, då ska givetvis “Kolla e-posten” stå med på listan med arbetsdagens prioriterade uppgifter. (Men när du kollat om det viktiga mejlet dykt upp, stäng då ner e-postprogrammet igen och fortsätt med de andra uppgifterna på listan.)
I övrigt handlar det om att ta hjälp av tekniken för att se till att du inte missar viktiga mejl. Det gör du i två steg:
- Slå av alla notifieringar.
- Definiera vad som är ett viktigt mejl.
- Hitta sätt att fånga dem.
Slå av notifieringar #
Det här är ett grundläggande råd för att slippa e-poststress och för att kunna hålla fokus: Stäng av alla ljud, alla ikoner och alla andra signaler som talar om att det finns nya mejl i inkorgen. Du behöver inte något som talar om för dig att det finns olästa mejl, det gör det nästan alltid. Och därmed saknar notifieringarna i praktiken värde.
Vad är viktiga mejl? #
Vad som är viktigt avgörs ofta av vem som är avsändare. Det kan vara chefen, en viktig kund eller en familjemedlem.
Hitta det viktiga #
När du väl bestämt dig för vilka avsändare som är dina prioriterade kontakter – och här ska du inte välja för många! – så skapar du notifieringar för de här utvalda avsändaradresserna.
Till skillnad från notifieringar som talar om att det finns nya mejl blir det här alltså notifieringar som talar om att det finns nya mejl från någon av dina prioriterade kontakter. Och det är en väldigt stor skillnad.
Låt e-postprogrammet vara igång #
Ett återkommande förslag är att stänga av e-postprogrammet och bara kolla mejlen någon gång om dagen. Men med mer selektiva notifieringar finns ett tredje steg mellan “e-postprogram på” och “e-postprogram av”. Nämligen “e-postprogram i bakgrunden”.
Vad som händer nu är att e-post trillar in i din inkorg allt eftersom tiden går – men e-postprogrammet kallar bara på din uppmärksamhet när någon du bryr dig extra mycket om skickar ett mejl.
Själv använder jag e-postprogrammet Mailmate, där det till och med går att ställa in flera olika notifieringar: Siffror med orange bakgrund betyder olästa mejl från familjen, siffror med röd bakgrund betyder olästa mejl från någon av mina uppdragsgivare. Hur många olästa mejl som väntar i inkorgen totalt har jag däremot ingen aning om innan jag öppnar den.
Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.
För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.
Länkar till alla mina tips hittar du här.
[et_bloom_inline optin_id=optin_9]